프리랜서의 삶은 자유롭지만, 동시에 스스로 모든 것을 관리해야 하는 높은 자율성이 요구됩니다. 프로젝트 일정, 미팅, 견적 발송, 세금 신고까지 챙겨야 할 일이 끝도 없죠. 이런 바쁜 일정 속에서 수작업으로 일정을 정리하다 보면 실수하거나 누락되는 경우도 많습니다. 그래서 필요한 것이 바로 일정 자동화입니다. 오늘은 프리랜서가 시간과 에너지를 절약하면서 더 효율적으로 일할 수 있도록 도와주는 일정 자동화 앱과 그 사용법을 소개합니다.
1. 구글 캘린더 + Zapier: 자동화의 핵심 조합
활용법:
Zapier는 서로 다른 앱 간의 작업을 자동으로 연결해주는 툴입니다. 예를 들어, 클라이언트가 Google Form을 통해 회의 요청을 하면, 그 정보가 자동으로 구글 캘린더에 등록되고 알림까지 설정되도록 만들 수 있습니다.
사용 팁:
- Google Form → Zapier → Google Calendar 연결
- 예약 접수 시 Slack 또는 이메일 알림 전송
- 프로젝트 마감일 3일 전 자동 알림 설정
장점:
일정 등록, 알림, 회의 준비 등을 수작업 없이 자동으로 처리할 수 있어 시간과 실수를 줄여줍니다.
2. Calendly – 자동 회의 스케줄 조정 도구
활용법:
프리랜서가 가장 자주 겪는 문제 중 하나는 회의 시간 조율입니다. Calendly는 사용자의 가능한 시간대를 미리 설정해두면, 클라이언트가 그 중에서 편한 시간을 선택할 수 있도록 링크를 제공합니다. 선택된 시간은 자동으로 양측 캘린더에 반영됩니다.
사용 팁:
- Google Calendar 연동 필수
- 시간대 자동 인식 기능으로 해외 클라이언트와도 무리 없음
- Zoom 연동 시 회의 링크 자동 생성
장점:
‘시간 괜찮으세요?’라는 반복적인 이메일을 줄이고, 스케줄 혼선을 방지할 수 있습니다.
3. Notion + Google Calendar 연동: 작업 중심 일정 관리
활용법:
Notion은 프로젝트 관리, 문서 정리, 작업 트래킹이 가능한 올인원 협업 도구입니다. Google Calendar와 연동하면 작업 일정이 자동으로 캘린더에 등록되고, 변경사항도 실시간으로 반영됩니다.
사용 팁:
- 각 클라이언트별 페이지 생성 → 일정 블록 구성
- Zapier 또는 Automate.io를 통해 구글 캘린더와 양방향 연동
- 반복 작업 일정은 템플릿으로 저장
장점:
할 일과 일정을 한 화면에서 통합적으로 관리할 수 있어 생산성을 높일 수 있습니다.
4. Trello + Cron (캘린더 앱): 프로젝트 중심의 일정 자동화
활용법:
Trello는 카드 기반의 작업 관리 도구입니다. Cron은 구글 캘린더와 통합되는 고급 캘린더 앱으로, Trello와의 연동을 통해 프로젝트 카드의 마감일을 자동으로 일정에 표시할 수 있습니다.
사용 팁:
- Trello 카드에 Due Date 설정 → Cron 캘린더에 자동 등록
- 카드 상태에 따라 알림 설정 (예: ‘진행 중’ 카드만 알림)
- 반복 작업은 Trello의 Power-Up 기능 활용
장점:
시각적으로 명확하게 프로젝트 전체 일정을 파악할 수 있고, 상태 기반 일정 자동화가 가능합니다.
5. Todoist + IFTTT: 할 일 자동 등록의 마법
활용법:
Todoist는 강력한 할 일 목록 앱으로, IFTTT(If This Then That)를 통해 다양한 자동화를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 이메일을 받으면 자동으로 Todoist에 ‘검토하기’ 항목이 등록되도록 할 수 있죠.
사용 팁:
- Gmail → Todoist 자동 등록
- 구글 캘린더 일정 → Todoist 태스크 변환
- Slack 메시지 저장 → 자동 태스크화
장점:
하나하나 입력하지 않아도 자연스럽게 해야 할 일이 정리되고, 잊지 않도록 알림까지 받을 수 있습니다.
마무리하며
프리랜서에게 ‘일정 관리’는 단순한 도구 사용을 넘어 신뢰를 유지하고 시간 가치를 지키는 전략입니다. 위에서 소개한 자동화 앱을 적절히 조합하면 반복적인 일에서 벗어나 더 창의적인 작업에 집중할 수 있습니다.
처음엔 설정이 조금 복잡하게 느껴질 수 있지만, 일단 기본 구조를 만들고 나면 그 효과는 상상 이상입니다. 시간을 아끼는 것은 곧 수익을 지키는 일입니다. 오늘부터 나만의 자동화 루틴을 하나씩 만들어보세요.